GDPR når ansatte stopper

Alting har en ende – også ansættelser.

 

Når et ansættelsesforhold ophører, står organisationen oftest tilbage med en helt masse materiale og dokumenter, som relaterer sig til ansættelsesforholdet, og de opgaver som den ansatte har udført i løbet af deres ansættelsesperiode.

Hvad angår oplysninger, som relaterer sig direkte til ansættelsesforholdet, så kan det give mening for organisationen, at samle dette og af egen drift begrænse behandlingen.

Det vil i praksis sige, at organisationen bør samle oplysningerne og isolere dem, så de ikke behandles ved en fejl, men bare opbevares i tilfælde af at den tidligere ansatte ønsker at gøre et krav gældende overfor organisationen.

En tidligere ansat har i udgangspunktet 5 år fra sin fratrædelse til at gøre krav gældende overfor sin tidligere arbejdsgiver, som støttes på ansættelsesaftalen.

 

Materiale og dokumenter når en ansat stopper

 

Hvad angår det materiale, som den tidligere ansatte har sat sit navn på i forbindelse med sin ansættelse, så skal organisationen løbende vurdere behovet for fortsat at ligge inde med materialet.

Organisationen skal i den sammenhæng vurdere, om de tidligere ansattes interesser i at oplysningerne bortskaffes går forud for organisationens interesser i at beholde oplysningerne.

Har den tidligere ansatte eksempelvis haft fuldmagt til at indgå aftaler, nytter det ikke noget, er organisationen er forpligtet til at indgå aftalerne på ny, når vedkommende fratræder, alene fordi deres navn og underskrift fremgår af dokumenterne. Det skyldes, at organisationens interesser i at beholde oplysningerne klart overstiger den tidligere ansattes, og at vedkommendes rettigheder ikke krænkes derved.

Materiale som ikke er nødvendigt for den daglige drift, må det forventes at organisationen skal skille sig af med. Det kunne for eksempel være fødselsdagslister, kageordninger og tilsvarende.

 

Slettefrister

 

Da der ikke er fastsat konkrete slettefrister i GDPR, er det op til den enkelte organisation selv at vurdere, om der fortsat er god grund til at ligge inde med oplysningerne.

Det anbefales, at vurderingen skrives ned, og slettefristerne efterleves, da det i praksis har vist sig, at Datatilsynet slår meget hårdt ned på overtrædelse af slettefrister, som man selv har fastsat.

 

Spørgsmål?

Vi håber at du blev klogere på ugens emne. Har du spørgsmål til ovenstående er du mere end velkommen til at kontakte Daniel på dht@legaltechdenmark.com. Du kan læse flere ugens emner her.

 

Tak fordi at du læste med!

 

gdpr-naar-ansatte-stopper